こんにちは。ショートカット好きのたかみつです。
今回は、大学・大学院生活で多くの学生が経験するプレゼン作成作業を、ショートカットキーを使って効率化させる方法について、まとめようと思いました。
（自分がWindowsのパソコンしか使ったことないので、基本的にWindowsの話をします。Macの投稿もいつかできればと思います。）
ショートカット基本編：Ctrlキーを使いこなす
突然ですが、プレゼンに限らず、パソコンでのほとんどの作業において、作業効率を高めるポイントは、
「できるだけキーボードから手を離さないこと」です。
例えば、PowerPointで作業をしていて、ある動作を元に戻したくなった時、
マウスやトラックパッドを使って画面上の「元に戻す」ボタンまでカーソルを動かし、左クリックして戻るという作業ですが、
これはCtrlを押しながらZを押すだけで、行うことができます。
カーソルを動かすこともなく左手だけで可能です。
すなわち、カーソルを戻す必要もないので中断していた作業をすぐに再開することができます。
このCtrl + Zは有名なので、知っている方も多いと思いますが、Ctrlボタンを使ったPowerPointのショートカットを一旦まとめておきましょう。
- Ctrl + C コピー
- Ctrl + X 切り取り
- Ctrl + V 貼り付け
- Ctrl + Z 元に戻す
- Ctrl + Y 先に進む（元に戻し過ぎた時に、もう1段階戻す前の状態にする）
- Ctrl + S 上書き保存
- Ctrl + B 太字にする
- Ctrl + I イタリック体にする
- Ctrl + U 下線を引く
などなどです。知らなかった方は使ってみてください。
ちなみに、太字にするなど、文字の書式を変更するときは、文字列を選択しますが、
これは、ある文字にカーソルを合わせて、Shift + 矢印キーで1文字ずつ選択していくことができます。
これもマウス等を使わなくていい方法なので試してみてください。
ショートカット上級編：Altキーを使いこなす
前章の、Ctrlキーを使う方法は、有名なので知っていた方も多いのではないかと思います。
今回は、さらに、Altキーを使うことで、パワポならではの操作を素早く行う方法について書きたいと思います。
人によって作業内容は違うと思いますが、パワポならではの操作といえば、
「図形の塗りつぶし」「図形の位置を中央に揃える」等が挙げられるでしょう。
これらの操作は、残念ながらCtrlキーだけではできません。
ですが、このような、自分のよく使うコマンドを、自分仕様のAltキーショートカットとして登録してしまうことで、キーボードから手を離さずに、これらの操作を素早く行うことができます。
準備
まず、画面左上の、下に出ている矢印をクリックします。
クリックしたら、クイックアクセスツールバーの設定が出てきます。
クイックアクセスツールバーとは、よく使う操作（コマンド）をここに置いておける便利なバーです。
まずは、「リボンの下に表示」を押して、このクイックアクセスツールバーを編集部位の近くに持ってきてみてください（これは好みなのでやらなくても大丈夫です）。
よく使うコマンドの登録
次に、よく使うコマンド（「図形の塗りつぶし」「図形の位置を中央に揃える」等）をこのクイックアクセスツールバーに登録していきます。
先ほどと同じく、画面左上の、下に出ている矢印をクリックし、クイックアクセスツールバーの設定を表示し、「その他のコマンド」をクリックします。
デフォルトの設定では、上のような画面が出てくるでしょう。
右側には、現在登録されているツールが出ています。
ですが、ショートカット基本編でも触れたように、「上書き保存」や「元に戻す」などの操作は、Ctrlキーを使えば簡単にできるので、削除していいと思います。
削除は、その操作の名前をクリックすると、削除というボタンが押せるようになるので、適宜消していってください。
そして、左側には、現在登録されていないコマンドが表示されています。
「基本的なコマンド」タブを開けば、図形に関する設定などにもいけるので、ほしいコマンドを選択して、中央の「追加」ボタンで追加していきます。
登録したコマンドの順番を変えたい場合は、登録されているコマンドの右にある上下の矢印で変えてみてください。
僕の理系大学院生おすすめコマンドは、こちら（下図）！
一応、使いそうな順に入れていっています。
ちょっと多いですね笑。
個人的に、「オブジェクトの配置」、「フォントの色」、「図形の塗りつぶし」あたりは頻繁に使うので、おすすめです。
ちなみに、通常の画面からでも、ある操作のボタンを右クリックすれば、「クイックアクセスツールバーに追加」という選択肢が出てくるので、そこから追加することもできます。
実際にAltキーを使ってみよう
では、この画面を閉じて、実際にAltキーを使ってみましょう。
パワポ編集画面でAltキーを押すと、以下のように、ハイライトされた数字やアルファベットが出てきます。
この数字やアルファベットを押すことで、その操作を行うことができます。
例えば、下の、「あああああ」と「ぐろばる」と書かれた図形の左右の位置を揃えたい時、
Alt → 1 → C の順番で押せば、以下のようになります。
Altを押すと、「オブジェクトの配置」ボタンのところに1が出てきて、
1を押すと、「左右中央揃え」のボタンのところにCが出てくるので、完全に覚えなくても大丈夫です。
慣れてくると勝手に覚えちゃいますが。
手作業ではなく、パソコンがやってくれるので、手作業でやるよりも簡単にきれいに揃います。これも、僕がこの方法を推す1つのポイントです。
まとめ
大学・大学院の卒論・修論発表、そして社会人となっても、PowerPointを使う機会は訪れると思います。
そんな時、プレゼン作成にばかり時間を取られて、練習や内容の詰めに時間を割けなかったらもったいないですよね。
このAltキーのショートカット、使い初めは慣れず、難しいですが、
頑張ってマウスをできるだけ触らないように意識して、こうしたショートカットに慣れてくると、本当に作業効率が上がります！
もし間違えたら、Ctrl + Zでまた戻ればいいだけです。
ぜひ一度試してみてください！
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